Przywołam więc stosowną regulację:
Art. 27. 2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
Jeśli dokładnie zanalizować powyższy przepis, to wynika z niego coś innego, niż sugeruje jego treść. W rzeczywistości nie dotyczy on upoważnień, bo nie może tego dotyczyć. Upoważnienie to bowiem przeniesienie na inną osobę uprawnień, a bardziej precyzyjnie, uprawnień organu, czyli kompetencji administracyjnej. W wyniku tej czynności osoba upoważniona działa w imieniu organu, który ją upoważnił. Z analizowanego przepisu wynika, że aktu upoważnienia dokonuje rzekomo „podmiot prawny”. To oczywiste i nieszczęśliwe uproszczenie. Podmiot prawny nie może nikogo upoważnić, albowiem podmiot taki nie jest organem. Rolę organu może pełnić osoba fizyczna, ale nie osoba prawna. Innymi słowy, organy są zawsze obsadzane przez ludzi. Pominę jednak tę często pojawiającą się nieprecyzyjność. Przyjmę, że ustawodawca tak naprawdę miał na myśli organ podmiotu prawnego, czyli przedsiębiorcę lub zarząd spółki występujące w roli organu administrującego. Problem w tym, że nawet po takiej korekcie, czynność nazwana w powyższym przepisie upoważnieniem, upoważnieniem nie jest i być nie może. Powyższe wynika z tego, że wymienione wyżej organy nie mogą przyjmować zgłoszeń, ani nie mogą prowadzić działań następczych. Ich jedyną kompetencją jest ustanowienie procedury, wyznaczenie w niej organów zakładowych, a następnie powierzenie konkretnym osobom wykonywania ich funkcji. Ujmując rzecz wprost, tzw. pracodawca nie może nikogo upoważnić w trybie art. 27 ust. 2 ustawy, albowiem nie przysługują mu uprawnienia, które może przenieść na innych. Powyższe oznacza, że przytoczony przepis dotyczy w istocie powierzenia zadań lub też powołania na tzw. piastuna organu (np. na stanowisko inspektora ds. zgodności), a nie upoważnienia. Wraz z przyjęciem owego powierzenia osoba powołana ma dostęp do informacji oraz do danych osobowych na podstawie prawa, a nie z „upoważnienia”. Z tego zresztą powodu, na osobie takiej ciąży prawny obowiązek zachowania tajemnicy. Jest to obowiązek piastuna organu, a nie osoby upoważnionej. Dlatego ustawa trafnie wymaga zachowania formy pisemnej dla aktu „upoważnienia”, a w istocie – powierzenia. Dodam jeszcze, że owo „upoważnienie” nie może być upoważnieniem również z tego powodu, że osoba rzekomo „upoważniona” jest niezależna od organu, który ją rzekomo upoważnia, co wynika wprost z motywów dyrektywy. A skoro jest niezależna, to działa w ramach kompetencji własnych, a nie z upoważnienia.
Niestety analizowany przepis rodzi poważniejsze problemy praktyczne niż tylko pomylenie „powierzenia” z „upoważnieniem”. Rzecz w tym, że dotyczy on zarówno osób prowadzących postępowania, jak i tzw. personelu pomocniczego. Członkowie tego ostatniego nie podejmują wprawdzie decyzji procesowych, ale uczestniczą w tych czynnościach w charakterze pomocniczym, np. spisując protokoły. Zgodnie z powyższym przepisem należy przyjąć, że także i owe osoby nie mogą być upoważnione. Wynika to choćby z tego, że nie mogą one wykonywać poleceń pracodawcy w zakresie dokonywanych czynności, albowiem są podległe jedynie niezależnemu organowi przyjmującemu zgłoszenie lub prowadzącemu działania następcze. Problem w tym, że takie osoby powinny być rzeczywiście upoważniane, a nie powoływane, ponieważ nie są piastunami organów, czego ustawa niestety nie dostrzega. Nadto ustawa nie precyzuje, że potrzeba udzielania upoważnień dla personelu pomocniczego może wynikać z konkretnej i pilnej sytuacji faktycznej i prawnej, a właściwymi do udzielania upoważnień powinny być organy prowadzące postępowanie, a nie pracodawca.
Pomocą w rozwiązaniu tego problemu służy teoria prawa. W wypowiedziach z zakresu prawa publicznego przeważa pogląd, że uprawnienie do wydawania upoważnień powinno być przewidziane w przepisach prawa. Z treści art. 27 ust. 2 ustawy należy domniemywać, że powierzenie funkcji organu oraz personelu pomocniczego może wydać jedynie organ zarządzający zakładem pracy, czyli np. zarząd spółki. Ustawa nie przewiduje też wydawania upoważnień do udzielania dalszego „upoważnienia”. Równocześnie jednak organ ten wydaje procedurę przyjmowania zgłoszeń. Jak pisałem o tym w poprzednich wpisach, procedura ta jest ustrojowym aktem prawa powszechnie obowiązującego – a skoro tak, to jej przedmiotem może być ustalenie normy, na mocy której zakładowe organy prowadzące postępowania zostaną wyposażone w kompetencje do udzielania upoważnień dla personelu pomocniczego. Problem jest więc rozwiązywalny. Nie zmienia to jednak faktu, że przepis ustawy należy zmienić.
