Q&A

Każdy pracodawca objęty ustawą ma obowiązek przygotować i wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Najkrócej rzecz ujmując, procedura powinna określić, w jaki sposób i gdzie można składać zawiadomienia o naruszeniu prawa oraz kto będzie się zajmował skargą. Jej wprowadzenie wymaga uprzedniej konsultacji z zakładową organizacją związkową lub (w przypadku jej braku) z przedstawicielami pracowników. Konsultacja powinna trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury. Procedura wchodzi w życie z 7-dniowym uprzedzeniem. Z uwagi na termin wejścia w życie ustawy oficjalne konsultacje można rozpocząć najwcześniej w dniu 25 września 2024 r., natomiast nie ma przeszkód w prowadzeniu nieformalnych rozmów wcześniej.

Jest to możliwe, ale nie w każdym przypadku. Jeśli wybór (wyłonienie) przedstawicieli był dokonywany dla wąsko zakreślonego celu (np. dla potrzeb regulaminu pracy zdalnej) – rozszerzanie ich roli już po wyborach byłoby niezasadne. Natomiast jeśli przedstawiciele pracowników zostali wybrani (wyłonieni) do pełnienia ogólnie rozumianej funkcji przedstawicieli pracowników (tj. dla wszelkich spraw pracowniczych) i nie upłynęła ich kadencja – nie ma przeszkód dla przeprowadzenia z nimi konsultacji.

Ustawa posługuje się w tym zakresie liczbą mnogą – dlatego zdecydowanie sugerujemy wybór (wyłonienie) co najmniej dwóch przedstawicieli.

Konsultacja opiera się na wysłuchaniu opinii lub uwag i podjęciu decyzji po jej wysłuchaniu. Uzgodnienie natomiast wymaga uzyskania stanowczej zgody – która może nie zostać udzielona (zachodzi więc swoiste prawo weta). W przypadku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych odbywa się konsultacja.

Wybory są najbardziej typową i przejrzystą formą wyłonienia przedstawicieli pracowników. Jednak ustawodawca użył określenia „wyłonienie”, co oznacza, że możliwy jest również wybór w trybie nieformalnym np. w trakcie zebrania załogi proponowani są kandydaci na przedstawicieli pracowników, a pracownicy popierają ich bez głosów sprzeciwu (aklamacja). Przyjęcie przez aklamację nie jest jednak skuteczne w razie zgłoszenia sprzeciwu przez uczestnika spotkania. W takim przypadku należy przeprowadzić głosowanie, które może być jawne. Jeśli jednak w zakładzie istnieją zwyczajowe formuły wyłonienia przedstawicieli, to należy się do nich stosować.

Tak. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym (np. na tablicy ogłoszeń, w intranecie, przez korespondencję mailową itp.). Mając jednak na uwadze, że prawo do zgłaszania zawiadomień mają osoby niebędące pracownikami, sugerujemy ogłaszać procedury w Internecie.

Nie każde naruszenie prawa należy rozpatrywać. Zgodnie z art. 3 ust. 1 naruszeniem prawa, którego może dotyczyć zgłoszenie, w rozumieniu Ustawy o ochronie sygnalistów, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Zgłoszenia dotyczące innych kwestii nie będą rozpatrywane w trybie ustawy, a osoba zgłaszająca nie będzie traktowana jako sygnalista (tym samym nie będzie korzystać z ochrony przewidzianej w ustawie). Dotyczy to także w pewnym zakresie informacji o naruszeniach z zakresu prawa pracy (np. mobbingu), z uwagi na wykreślenie tego obszaru naruszeń z ustawy. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może przewidzieć szerszy niż ustawowy zakres naruszeń podlegających rozpoznaniu w trybie ustawy.

Na wstępie – przepisy pozwalają na rozszerzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych na inne dziedziny. Dotyczy to jednak nie naruszeń „prawa pracy” w ogólności (jak to było proponowane podczas procedowania ustawy), a naruszeń dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez dany podmiot prawny (np. regulaminu pracy, kodeksu etycznego czy polityki antymobbingowej). Jeśli obowiązujące u pracodawcy akty nie zawierają tego typu zasad, pracodawca najpierw musi włączyć konkretne regulacje prawa pracy do aktów wewnętrznych. Do takich zgłoszeń nie stosuje się przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych i ujawnienia publicznego.

Odpowiadając na pytanie – wydaje się, że nie jest to potrzebne, a być może jest nawet przeciwskuteczne. Pracownicy zawsze mają możliwość zawiadamiania pracodawcy o naruszeniach tego typu zasad, które są im zresztą najbliższe w kontekście pracy, a pracodawca powinien podjąć szybką reakcję lub wyjaśnić sytuację np. zgodnie z polityką antymobbingową. Narzucenie ścisłej procedury w tym zakresie może być zbyt sformalizowane, związane ze zbyt długim czasem reakcji i zniechęcające dla pracowników, a ponadto wymagające zmian w już obowiązujących politykach.

Naruszenia takie jak mobbing czy dyskryminacja są poza zakresem ustawy, zatem zgłoszenie nie będzie rozpatrywane w trybie sygnalistycznym, a zgłaszający nie będzie korzystał z ochrony w rozumieniu ustawy. Nie oznacza to oczywiście, że można takie zgłoszenie zbagatelizować, ani że można zastosować represje podobne do działań odwetowych wobec takiego zgłaszającego. Na pracodawcy ciążą ogólne obowiązki wskazane w Kodeksie pracy, np. w zakresie przeciwdziałaniu mobbingowi. Należy zatem skierować zgłoszenie do wyjaśnienia w innym właściwym trybie (w szczególności zgodnie z wewnętrzną polityką antymobbingową) i powiadomić o tym zgłaszającego.

Pojęcie to obejmuje nie tylko pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy, ale wszelkie osoby wykonujące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli same nie zatrudniają innych osób, np. takich wykonujących pracę na podstawie umów zlecenia, o dzieło czy B2B. Pojęcie „pracownik” byłoby zbyt wąskie, by oddać sens przepisów unijnych – w Polsce oddzielamy je od innych form zatrudnienia w odróżnieniu od innych krajów UE, gdzie jest to rozumiane bardziej jednolicie.

Ustawa nie stanowi, jak liczyć etaty osób wykonujących pracę zarobkową w kontekście progu 50 zatrudnionych (patrz pytanie dot. obowiązku wdrożenia procedury wewnętrznej), co jest zrozumiałe, ponieważ takie osoby w ogóle nie mają „etatu”. Z racji braku wytycznych należy w miarę możliwości dokonać ustaleń analogicznie jak przy umowie o pracę, tj. na podstawie regularnej liczby godzin pracy danej osoby w danym okresie. Przy czym przez „pełen etat” należałoby rozumieć wykonywanie regularnie pracy przez ok. 168 godzin w miesiącu.

Obowiązek wdrożenia ustawy dotyczy podmiotów prywatnych, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Zwrot „praca zarobkowa” obejmuje także osoby inne niż pracownik (zob. pytanie „Kim jest osoba wykonująca prace zarobkową?”). Próg ten liczy się „uśredniając na pełne etaty”. Dla przykładu, jeśli podmiot zatrudnia 90 pracowników na pół etatu, to ustawa go nie dotyczy. Jak liczyć etaty osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy? (Zob. pytanie „Kim jest osoba wykonująca prace zarobkową?”). Próg 50 osób nie dotyczy podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, działających w obszarach regulowanych prawem unijnym.

Ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od jej ogłoszenia. Zależnie od tego kiedy Prezydent podpisze ustawę i kiedy zostanie ogłoszona w Dzienniku Ustaw, termin wdrożenia upłynie pod koniec września 2024 r. lub w I połowie października 2024 r. Część postanowień ustawy wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, aczkolwiek postanowienia objęte opóźnioną datą wejścia w życie dotyczą zgłoszeń zewnętrznych – a więc tematyki dotyczącej podmiotów publicznych.

Prawo unijne odnosi się do organizacji zatrudniających pracowników. Dlatego najbardziej naturalnym powinno być posługiwanie się przez ustawę pojęciami takimi jak „pracodawca” lub „zakład pracy”. Jednak w prawie polskim od lat znana jest kategoria osób wykonujących pracę, które nie są pracownikami (zob. pytanie „Kim jest osoba wykonująca prace zarobkową?”). Dlatego pojęcie pracodawca byłoby zbyt wąskie.

Pisemna forma zgłoszenia, zarówno w przypadku zgłoszeń wewnętrznych, jak i zgłoszeń zewnętrznych nie powinna być rozumiana równoznacznie z formą pisemną, o której mowa w kodeksie cywilnym. Dla zachowania pisemności zgłoszenia w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów wystarczające będzie przygotowanie go w jakiejkolwiek postaci, w której dochodzi do utrwalenia treści składanego zgłoszenia, np. mailowo, listownie, przez formularz papierowy lub elektroniczny czy przez aplikację udostępnioną w celu przyjmowania zgłoszeń.

Informację zwrotną należy odróżnić od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna dotyczy planowanych lub podjętych w związku ze zgłoszeniem działań następczych i zapewnia sygnaliście prawo do bycia poinformowanym o wynikach i konsekwencjach postepowania podjętego na skutek jego działań. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oznacza z kolei przyjęcie do rozpatrzenia zgłoszenia sygnalisty po jego wstępnej weryfikacji oraz potwierdza status osoby zgłaszającej jako sygnalisty. Informacja o przyjęciu zgłoszenia i podjęciu w jego wyniku postępowania wyjaśniającego może więc stanowić z perspektywy sygnalisty jedną z pierwszych informacji zwrotnych otrzymywanych w związku ze zgłoszeniem.

Sygnalistą może być także osoba fizyczna spoza organizacji (np. pracownik lub zleceniobiorca kontrahenta czy dostawcy), o ile dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia informacji o naruszeniu prawa, którą uzyskała w kontekście związanym z pracą. Nie jest możliwe umowne ograniczenie uprawnienia takiej osoby – także w umowie kontrahentem lub dostawcą. Takie postanowienie będzie nieważne.

Aby ustalić, czy dana organizacja ma obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, należy rozstrzygnąć, czy na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje na jej rzecz co najmniej 50 osób. Przy czym pracowników uwzględnia się w tej liczbie w przeliczeniu na pełne etaty, natomiast niepracowników (np. zleceniobiorców, wykonawców dzieł itd.) bez takiego przeliczenia. Oznacza to, że każda osoba zatrudniona za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, powinna zostać policzona jako jedna osoba zatrudniona. Także w sytuacji, gdy wykonuje ona pracę w niewielkim wymiarze czasowym (np. kilka godzin miesięcznie).

Przyjąć należy, że nieprzeprowadzenie konsultacji zgodnie z ustawą będzie uchybieniem, jednakże nie powinno wpływać na obowiązywanie procedury. W takiej sytuacji możliwe jest jednak poniesienie odpowiedzialności karnej na podstawie art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów. Co więcej, w przypadku pracodawców, u których działają organizacje związkowe, do rozważenia pozostaje zastosowanie odpowiedzialności karnej za utrudnianie wykonywania działalności związkowej prowadzonej zgodnie z przepisami ustawy (art. 35 ust. 1 pkt 2 u.z.z.).

Konsultację należy podjąć z zakładową organizacją związkową, o której mowa w art. 25[1] u.z.z., a jeżeli u danego pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – z wszystkimi takimi organizacjami. Bez znaczenia jest tutaj okoliczność, czy jedna lub większa ilość organizacji posiada przymiot reprezentatywności zgodnie z art. 25[3] u.z.z. Pracodawca ma zatem obowiązek podjąć rozmowy ze wszystkimi organizacjami. Analogicznie należy potraktować międzyzakładową organizację związkową, o której mowa w art. 34 u.z.z.

Jeśli organizacja związkowa nie wypełniła w terminie obowiązków o których mowa w art. 25[1] ust. 2 lub 3 u.z.z. lub w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia zastrzeżenia nie wystąpiła do sądu na podstawie art. 25[1] ust. 9 u.z.z., nie przysługują jej uprawnienia zakładowej organizacji związkowej. W takiej sytuacji konsultację należy przeprowadzić z przedstawicielami osób świadczących pracę.