Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów, procedura zgłoszeń wewnętrznych określa sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej. Jak zaś wskazano w art. 26 ust. 1 ww. ustawy, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.
Warto przy tym wyjaśnić, że sam kanał dokonywania zgłoszeń należy odróżnić od sposobu ich przekazywania. Kanałem zgłoszeń jest zespół środków umożliwiających przekazanie zgłoszenia (a więc „droga” przekazania zgłoszenia do organizacji). Sposobem dokonania zgłoszenia są natomiast konkretne czynności, jakie musi podjąć osoba zgłaszająca, by dokonać zgłoszenia za pomocą utworzonego w podmiocie prawnym kanału. Dla przykładu kanałem zgłoszeń będzie konkretny adres e-mail, podczas gdy sposobem przekazania zgłoszenia będzie przesłanie wiadomości na ten właśnie adres.
Niejasna konstrukcja wskazanych wyżej przepisów może nasuwać jednak poważne wątpliwości, ile kanałów zgłoszeń sygnalistycznych należy obligatoryjnie ustanowić w organizacji obowiązanej do stosowania ustawy o ochronie sygnalistów. Ogólnie rzecz biorąc, uprawnione są dwa podejścia: 1) wystarczające jest wdrożenie jednego kanału zgłoszeń (np. tylko za pośrednictwem skrzynki mailowej), 2) sposoby przekazywania zgłoszeń powinny obejmować zarówno zgłoszenie ustne (w tym co najmniej dokonane podczas bezpośredniego spotkania), jak i zgłoszenie pisemne – a zatem należy stworzyć co najmniej dwa kanały zgłoszeń.
Pierwsza propozycja wykładni została uznana za prawidłową przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie o znaku DPP-IV.0211.2.2024, gdzie ograniczono się jednak tylko do stwierdzenia, że podmiot prawny może umożliwić dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych w jednej z wymienionych wyżej form albo w obu.
Należy jednak przyjąć, że więcej argumentów prawnych przemawia za drugą propozycją wykładni, a intencją ustawodawcy jest nałożenie obowiązku zorganizowania co najmniej dwóch kanałów dokonywania zgłoszeń – pisemnego oraz ustnego. Należy zwrócić uwagę na użycie w art. 26 ust. 1 ustawy sformułowania „co najmniej”, a także posłużenie się przez ustawodawcę zarówno w treści art. 26 ust. 1 ustawy, jak i w treści art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy liczbą mnogą przy określeniu sposobów przekazywania zgłoszeń. Co więcej, cała konstrukcja art. 26 ustawy sugeruje, że przynajmniej zgłoszenie ustne dokonane podczas bezpośredniego spotkania jest obowiązkowe (art. 26 ust. 6 ustawy). Najistotniejszym argumentem w tym zakresie jest jednak konieczność przyjęcia, że art. 26 ust. 1 ustawy odnosi się nie tyle do obowiązku podmiotu prawnego, ile do uprawnienia sygnalisty. Takie ujęcie jest zgodne z założeniami dyrektywy 2019/1937, która w art. 9 ust. 2 wskazuje, że kanały zgłoszeń muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie.
Reasumując, powyższe argumenty przemawiają za koniecznością przyjęcia, że sygnaliście należy zapewnić możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie, zależnie od jego wyboru. Podmiot zobowiązany do stosowania ustawy o ochronie sygnalistów powinien zatem wdrożyć co najmniej dwa kanały dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, uwzględniając w procedurze zgłoszeń wewnętrznych możliwość przekazywania zgłoszeń zarówno pisemnie, jak i ustnie (w tym przynajmniej podczas bezpośredniego spotkania).
