Zgodnie z art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów, na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W artykule pt. Ile kanałów zgłoszeń należy ustanowić w organizacji? przedstawione zostały argumenty za przyjęciem, że wdrożenie kanału obejmującego możliwość dokonania zgłoszenia podczas bezpośredniego spotkania jest obligatoryjne. Świadczy za tym już sama konstrukcja art. 26 ustawy.
Mając to na uwadze, można mieć dalsze wątpliwości dotyczące tego, co należy rozumieć przez „bezpośrednie spotkanie”. Pojęcie to będzie rzutować na zakres obowiązków organizacji, do której stosuje się ustawę o ochronie sygnalistów. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego PWN spotkanie to: „umówione zejście się lub zjazd w celu zobaczenia się z kimś”. A zatem przez bezpośrednie spotkanie należałoby rozumieć tylko spotkanie zorganizowane w fizycznej obecności osoby dokonującej zgłoszenia i osoby przyjmującej zgłoszenie. W takim ujęciu należałoby przyjąć, że sygnalista jest uprawniony do „spotkania w cztery oczy”, co ma na celu eliminację naturalnie powstających barier, które występują w przypadku dokonywania zgłoszenia w sposób niebezpośredni (np. za pośrednictwem maila, aplikacji, infolinii itd.). Spotkanie bezpośrednie ma na celu ułatwić zgłaszającemu wyartykułowanie zgłoszenia przy bieżącym wsparciu osoby przyjmującej zgłoszenie.
Problem zorganizowania takiego spotkania może pojawić się szczególnie w organizacjach o rozproszonej strukturze organizacyjnej (np. spółka z wieloma oddziałami na terenie całej Polski), ponieważ wyzwaniem może być zapewnienie w każdej lokalizacji fizycznej obecności osoby uprawnionej do przyjęcia zgłoszenia. Czy można takie spotkanie zorganizować w formie wideokonferencji? O ile jak najbardziej dozwolone jest ustanowienie kanału zgłoszeń zakładającego organizację wideokonferencji za pomocą środków komunikacji na odległość, o tyle należy przyjąć, że nie będzie to dokonanie zgłoszenia w ramach „bezpośredniego spotkania”. Możliwość uczestnictwa w bezpośrednim spotkaniu pozostaje uprawnieniem sygnalisty.
Pomocny przy organizacji bezpośredniego spotkania będzie z pewnością 14-dniowy termin na jego przeprowadzenie. Organizacja stosująca ustawę o ochronie sygnalistów powinna uwzględnić ewentualne trudności w odbywaniu bezpośrednich spotkań już na etapie projektowania kanałów zgłoszeń, tak aby zapewnić sygnaliście możliwość skorzystania z tego kanału.
Warto dodać, że konieczne jest zapewnienie, by kanał przeznaczony do złożenia wniosku o odbycie bezpośredniego spotkania (np. mailowy czy pocztowy), choć nie jest kanałem dokonywania zgłoszeń, gwarantował pełną poufność tożsamości sygnalisty. Należy także pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu zgłoszenia za pomocą:
- nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub
- protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
