W przypadku dokonania zgłoszenia za pośrednictwem nagrywanego systemu komunikacji głosowej oraz podczas bezpośredniego spotkania zgłoszenie jest dokumentowane za zgodą sygnalisty. Należy mieć poważne wątpliwości prawne dotyczące rozumienia tego pojęcia. W szczególności nie należy utożsamiać go ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych. Dane osobowe w procesie samego przyjmowania zgłoszenia wewnętrznego nie są przetwarzane na podstawie zgody sygnalisty.
Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów:
1. zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:
-
a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
b) kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez jednostkę lub osobę, lub podmiot dedykowany do przyjęcia zgłoszenia.
2. zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez jednostkę lub osobę, lub podmiot dedykowany do przyjęcia zgłoszenia.
3. zgłoszenie ustne dokonane podczas bezpośredniego spotkania jest za zgodą sygnalisty dokumentowane w formie:
-
a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
b) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez jednostkę lub osobę, lub podmiot dedykowany do przyjęcia zgłoszenia..
Istnieją silne argumenty, że w treści samej dyrektywy 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii chodziło nie tyle o rzeczywistą zgodę osoby, która dokonuje zgłoszenia, ile o jej przyzwolenie na udokumentowanie zgłoszenia w jednej ze wskazanych form. Stoję na stanowisku, że w ten właśnie sposób należałoby tłumaczyć sformułowanie consent użyte w art. 18 ww. dyrektywy.
Taka interpretacja lepiej oddaje istotę omawianego zagadnienia polegającego na konieczności dokonania wyboru co do formy udokumentowania dokonanego zgłoszenia. Tym bardziej, że brak podstaw do przyjęcia, że tego typu zgoda może zostać cofnięta. Sygnalista powinien zatem nie tyle udzielić samej zgody, ile przyzwolić na jedną z tych form udokumentowania zgłoszenia, a jeżeli tego nie uczyni – nie dojdzie do dokonania zgłoszenia. Zgodnie z art. 2 pkt 15 ustawy o ochronie sygnalistów, zgłoszeniem jest ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne, lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie (a więc także z uwzględnieniem konieczności udzielenia stosownej zgody / przyzwolenia na udokumentowanie zgłoszenia).
Przyjęcie innej perspektywy prowadziłoby do wniosku, który trudno zaakceptować, iż organ dedykowany do przyjmowania zgłoszeń miałby obowiązek dalszego procedowania nieudokumentowanego zgłoszenia, a więc zgłoszenia, którego treść nie została potwierdzona.
Prowadzi to także do wniosku, że w przypadku braku przyzwolenia na dokonanie nagrania rozmowy, z jednoczesnym przyzwoleniem na udokumentowanie zgłoszenia za pomocą transkrypcji rozmowy lub protokołu spotkania, organ dedykowany do przyjmowania zgłoszeń ma obowiązek dokonać transkrypcji lub sporządzić stosowny protokół.
Oczywiście dla celów dowodowych warto, by stosowna zgoda stanowiła fragment nagrania, a gdy dotyczy sporządzenia transkrypcji lub protokołu – stosownie element tychże.
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku zgłoszenia ustnego dokonanego za pośrednictwem nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, gdzie nie jest wymagane przyzwolenie osoby dokonującej zgłoszenia na udokumentowanie zgłoszenia, ponieważ udokumentowanie to zawsze powinno mieć formę protokołu rozmowy.
