Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na podmiot prawny wprowadzający procedurę zgłoszeń wewnętrznych określone obowiązki informacyjne zarówno w stosunku do osób wykonujących pracę w tym podmiocie, jak i osób dopiero chcących nawiązać współpracę z tym podmiotem (np. kandydatów na pracowników). Przepisy kształtują je nieco inaczej w odniesieniu do każdej z tych grup.
1. Osoby wykonujące pracę w podmiocie prawnym.
Obowiązek w odniesieniu do tych osób jest najbardziej skonkretyzowany – procedura musi być podana do wiadomości tych osób w sposób przyjęty w podmiocie prawnym, a od tego momentu liczy się również termin wejścia w życie samej procedury – dzieje się to po 7 dniach (art. 25 ust. 5). Forma podania do wiadomości jest dowolna (np. umieszczenie w firmowym intranecie czy przesłanie mailem). Co istotne, informowanie w tym przypadku ma wymiar zbiorowy, a nie indywidualny. W szczególności nie jest wymagane zbieranie podpisów potwierdzających zapoznanie się z treścią przez te osoby, jak to jest np. w przypadku regulaminu pracy ani za pierwszym razem, ani w przypadku zmian w procedurze. Przepisy tego nie wymagają (jak jest np. w przypadku regulaminu pracy), co zrozumiałe, ponieważ nawet niektóre kluczowe akty, jak np. regulamin wynagradzania, nie wymagają takiego potwierdzenia. Oczywiście można jednak takie podpisy zebrać, dokumentując dopełnienie obowiązku przez podmiot prawny (np. w ramach zbiorczego oświadczenia dotyczącego różnych obowiązujących polityk).
2. Osoby ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji.
Podmiot prawny ma obowiązek informacyjny wobec kandydatów na pracowników, zleceniobiorców i nowo powołanych członków zarządu (art. 25 ust. 6). Obowiązek należy zrealizować wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Treść obowiązku nie jest jednak taka sama jak w punkcie pierwszym – przepis mówi o „przekazaniu informacji o procedurze”, a nie samej procedury. Wypełnieniem obowiązku będzie np. wskazanie miejsca jej publikacji (strona internetowa), czy nawet wskazanie samego adresu, pod który trzeba się skontaktować, by ją otrzymać. Niewykluczone jest też podanie informacji częściowo ustnie w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej przez wskazanie miejsca, w którym procedura jest dostępna - z uwagi na wymóg czasowy („wraz z rozpoczęciem rekrutacji”) teoretycznie może pojawiać się wówczas zarzut, że obowiązek został zrealizowany zbyt późno, ale z drugiej strony realna potrzeba użycia kanału zgłoszeń ze strony kandydata i tak nie pojawi się przed rozmową kwalifikacyjną. Otwartym pytaniem pozostaje, czy trzeba informować każdą osobę, która zaaplikuje o pracę, czy też tylko taką, z którą firma podejmie rozmowę. Wydaje się, że dopiero interakcja obliguje do tego obowiązku i wystarczy poinformowanie np. w odpowiedzi zwrotnej na aplikację. Choć ten rodzaj informowania ma wymiar indywidualny, a nie zbiorowy, również w tym przypadku nie ma obowiązku, by zbierać podpisy kandydatów o zapoznaniu się z procedurą. Dobrze jest jednak tak skonstruować proces, by móc wykazać, że podmiot prawny dopełnił obowiązku. Nie ma też obowiązku, by ponownie, indywidualnie informować o procedurze te osoby, które otrzymają zatrudnienie lub zostaną w inny sposób zaangażowane do współpracy.
Powyższe nie dotyczy ogólnego obowiązku publikacji, który ma umożliwić innym potencjalnym sygnalistom dokonanie zgłoszenia. Przykładowo takie informacje mogą być umieszczane na stronie internetowej podmiotu, przy czym są argumenty, że wystarczające jest podanie informacji o procedurze dokonywania zgłoszeń (w szczególności o kanałach, za pośrednictwem których można ich dokonywać), bez procedury działań następczych.
