Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”. Procedurę tę ustala się po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo po konsultacjach z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
W praktyce może jednak powstać wątpliwość, kto w imieniu obowiązanego podmiotu prawnego powinien dokonać ustalenia procedury i finalnie ją podpisać. Wątpliwość ta może być szczególnie istotna w przypadku podmiotów zatrudniających pracowników, zwłaszcza jeżeli organ zarządzający tym podmiotem nie jest tożsamy z zarządzającym zakładem pracy. Sytuacja taka może mieć miejsce np. w spółkach kapitałowych, gdzie wyznaczona została osoba działająca za pracodawcę, a jednocześnie istnieje zarząd, w którego kompetencji leży prowadzenie spraw spółki i podejmowanie czynności w jej imieniu.
Rozwiązanie powyższej wątpliwości zależy poniekąd od oceny charakteru prawnego samej procedury zgłoszeń wewnętrznych. Kluczowe wydaje się przy tym przesądzenie czy procedurę zgłoszeń wewnętrznych można zaliczyć do źródeł prawa pracy. Odpowiedź na takie pytanie jest negatywna. Na gruncie procedury zgłoszeń wewnętrznych nie dochodzi bowiem do określenia praw i obowiązków pracowników i pracodawców, co sprawia, że nie sposób zaliczyć ją do źródeł prawa pracy, mimo że ustawodawca wprowadził wymóg konsultowania procedury z organizacją związkową. Nie można też nie zauważyć, że procedura zgłoszeń wewnętrznych dotyczy znacznie szerszego katalogu osób niż tylko strony stosunku pracy, jako że sygnalistami mogą także zostać osoby, które pozyskały informację o naruszeniu prawa w szeroko rozumianym kontekście związanym z pracą.
Konstatacja, że procedura zgłoszeń wewnętrznych nie stanowi źródła prawa pracy, prowadzi też do wniosku, że jej ustalenia i podpisanie nie mieści się w kompetencjach osoby wyznaczonej do działania za pracodawcę. Oznacza to więc, że czynności tych powinien dokonać organ zarządzający danym podmiotem prawnym (np. zarząd w spółkach kapitałowych) lub specjalnie umocowany do tego celu pełnomocnik.
