Okres retencji określony w art. 8 ust. 8 ustawy o ochronie sygnalistów dotyczy przechowywania danych przetwarzanych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumentów związanych z tymi zgłoszeniami. W rzeczywistości jednak należy odnieść go do całych akt postępowań, które powstaną w wyniku postępowań prowadzonych na podstawie ww. ustawy. Obejmować one będą zarówno samo zgłoszenie (lub jego udokumentowanie), jak i wszystko to, co zostanie pozyskane i wytworzone w trakcie oraz w związku z prowadzonymi przez wyznaczone organy działaniami.
Jednocześnie jednak akta powinny składać się wyłącznie z danych i dokumentów, które będą mieć znaczenie dla rozpoznania zgłoszenia (art. 8 ust. 4 ustawy). Tym samym akta postępowań nie powinny zawierać dokumentów o czysto technicznym charakterze, które będą mieć wyłącznie wymiar pomocniczy czy porządkujący. W aktach nie powinny również znajdować się dokumenty oraz dane dotyczące wcześniejszej karalności osoby, która potencjalnie dopuściła się naruszenia prawa. Informacje te nie mają bowiem znaczenia dla rozpatrzenia zgłoszenia, ponieważ postępowanie, które zostało wszczęte na jego skutek, toczy się w sprawie naruszenia, a nie przeciwko konkretnej osobie.
W kontekście wyżej poczynionych uwag akta postępowań będą przechowywane przez podmiot prawny (jak stanowi przepis) przez 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Technicznie jednak akta te będą przechowywane nie przez podmiot prawny rozumiany jako organizację zatrudniającą pracowników i działającą przez organ zarządzający, a organy wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Podmiot prawny nie może mieć dostępu do akt. Nie posiada on bowiem kompetencji do prowadzenia działań wynikających z ustawy, a tym samym nie ma legitymacji do przetwarzania danych osobowych pochodzących z tych postępowań. Dlatego rzeczywiste władztwo nad aktami postępowań będą mieć piastunowie organów. Ci ostatni decydować będą również o zakresie dostępu do akt dla członków personelu pomocniczego.
Ustawa nie określa zasad prowadzenia dokumentacji ani akt postępowań. Wydaje się jednak, że pomocniczo zastosowanie mogą tutaj znaleźć przepisy określające zasady prowadzenia akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej. Akta powinny przy tym mieć zapewnioną ciągłość, co oznacza, że jeżeli inny organ został wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń, a inny do prowadzenia działań następczych, powinny przekazać sobie „teczki” akt postępowań.
